Η σημασία της επικοινωνίας στον χώρο εργασίας είναι δύσκολο να εκτιμηθεί. Η επικοινωνία βρίσκεται στη ρίζα της παραγωγικότητας, της εμπειρίας του πελάτη, της ικανοποίησης του εργαζόμενου από την εργασία. Από την άλλη η κακή επικοινωνία ευθύνεται άμεσα για κοστοβόρα λάθη, εργασιακές συγκρούσεις, επαγγελματική εξουθένωση και συχνή εναλλαγή προσωπικού.
Ποιά είναι λοιπόν τα 3 κυριότερα λάθη επικοινωνίας που διαπράττουμε καθημερινά και πως να τα αποφύγουμε;
1. Επικοινωνία “προς” τα άτομα και όχι “με” τα άτομα. Άτομα με ηγετικές θέσεις συχνά ακολουθούν μια στρατηγική διαταγών και οδηγιών, υποδεικνύοντας τα λάθη στους υφιστάμενος και χρησιμοποιώντας συγκαλυμμένες απειλές. Το αποτέλεσμα είναι οι εργαζόμενοι να αποσυνδέονται, να φοβούνται να κάνουν διευκρινιστικές ερωτήσεις και να μην ξεκαθαρίζονται οι ασάφειες. Επίσης, μια τέτοια επικοινωνία είναι εξαιρετικά στρεσογόνα και δεν επιτρέπει στο άτομο να επεξεργαστεί νοητικά το περιεχόμενο με ολοκληρωμένο τρόπο.
Πως να το διορθώσετε:
Η επικοινωνία είναι μια ανταλλαγή ή καλύτερα, μια σύνδεση. Ο ηγέτης που εμπνέει είναι ανοιχτός σε απορίες, σχόλια, ανατροφοδότηση και προτάσεις. Γνωρίζει πως να δώσει χώρο και να ενθαρρύνει τον διάλογο, χωρίς να επικρίνει ή να μειώνει τον συνομιλητή. Από την άλλη γνωρίζει πως να θέσει τα κατάλληλα όρια, ώστε η επικοινωνία να παραμείνει στην ουσία του θέματος, χωρίς να πλατιάζει και να καταχράζεται τον κοινό χρόνο.
2. Αδυναμία να ακούσουμε ποιοτικά. Η ακρόαση του συνομιλητή είναι εξίσου σημαντική, αν όχι σημαντικότερη, από την ικανότητα να μεταφέρουμε ένα μήνυμα. Όταν τα άτομα δεν αισθάνονται να έχουν εισακουστεί, παραιτούνται, αδιαφορούν, παίρνουν βεβιασμένες αποφάσεις και αποκτούν αντίσταση στην συνεργασία, καθώς δεν νιώθουν “παρόντες” στη σχεση.
Πως να το διορθώσετε:
Χρησιμοποιώντας δεξιότητες ενεργητικής ακρόασης. Ο συνομιλητής πρέπει να έχει την απόλυτη προσοχή σας, να μην διακόπτεται εως ότου ολοκληρώσει τη σκέψη του, να μπορεί να εισπράξει από την γλώσσα του σώματος σας πως είστε διαθέσιμοι αυτή τη στιγμή να τον ακούσετε. Καλό είναι να μην αρκείστε σε εκείνο που νομίζετε οτι εννοεί, αλλά να ρωτάτε ευθέως αν το καταλάβατε σωστά, κάνοντας μια περίληψη όσων είπε. Να είστε αυθεντικοί και ειλικρινείς με τη δυνατότητα σας να ακούσετε εκείνη της στιγμή. Αν δεν μπορείτε, προτείνετε ένα παράθυρο χρόνου, όπου η επικοινωνία θα είναι βολική και για τις 2 πλευρές.
3. Η πεποίθηση πως ο,τι είναι κατανοητό για έναν, είναι κατανοητό για όλους. Αυτό το συχνό σφάλμα έχει τις ρίζες του στην έμφυτη τάση του ανθρώπου να προβάλλει στους άλλους τον τρόπο που ο ίδιος λειτουργεί, παραβλέποντας την συναισθηματική κατάσταση, την ιδιοσυγκρασία και τις συνθήκες του άλλου ατόμου. Περίπλοκη γλώσσα ή αντίθετα υπερβολικά λακωνικές οδηγίες μπορούν να διαστρεβλώσουν το μήνυμα. Η γραπτή επικοινωνία ειδικότερα, χρειάζεται μεγάλη προσοχή, καθώς εν απουσία της δικλείδας της μη λεκτικής επικοινωνίας, οποιαδήποτε λεκτικό σφάλμα οδηγεί σε εντελώς λάθος κατανόηση.
Πως να το διορθώσετε:
Σχεδιάστε προσεκτικά τη γραπτή επικοινωνία εντός της ομάδας. Προσπαθήστε να κοιτάξετε το κείμενο σας, σαν να είστε κάποιος άλλος, μπορείτε μάλιστα να σκεφτείτε πως θα το διάβαζε ένα οικείο σας πρόσωπο. Αφιερώστε χρόνο στο να γνωρίσετε την ομάδα και να αναπτύξετε τις σχέσεις σας. Έτσι θα έχετε καλύτερη εικόνα για τις δυσκολίες (φανερές και κρυφές), τις συνήθειες αλλά και τις δυνατές πλευρές του κάθε μέλους και θα μπορείτε να προσαρμόσετε απόλυτα την επικοινωνία σας στην συγκεκριμένη ομάδα. Για παράδειγμα μια ομάδα διαπρέπει όταν η επικοινωνία έχει έναν ανεπίσημο τόνο, με χιούμορ και φιλικότητα. Αντίθετα μια άλλη ομάδα μπορεί να χρειάζεται πιο τυπική διατύπωση, με αρκετές επεξηγήσεις και ουδέτερο ύφος.
Η επικοινωνία είναι μια τέχνη που απαιτεί εξάσκηση και εργασία με τον Εαυτό. Ωστόσο, μια δεμένη ομάδα που το κάθε μέλος “νιώθει” τα άλλα σχεδόν χωρίς λόγια, έχει θεαματικά αποτελέσματα για την κατάκτηση των στόχων και την εμπιστοσύνη των εργαζομένων στην επιχείρηση. Επενδύστε στην καλή επικοινωνία και δείτε την ομάδα σας να μετατρέπεται σε κάτι μεγαλύτερο από ένα σύνολο ανθρώπων που εργάζονται μαζί.
